Die 7 besten Zeiterfassungssoftwares zur Arbeitszeiterfassung

1. Darum lohnt sich eine Software zur Zeiterfassung
2. Wichtige Funktionen von Zeiterfassungssoftwares
3. Diese 7 Zeiterfassungssoftwares unterstützen dich bei deiner Arbeit
4. 1. Clockin
5. 2. Clockodo
6. 3. awork
7. 4. gastromatic
8. 5. HR WORKS
9. 6. Crewmeister
10. 7. ZEP
11. Stempeln, aber modern und digital

Als Unternehmer*in musst du spätestens seit dem EuGH-Urteil von Mai 2019 die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter*innen erfassen (mehr zum Urteil zur Zeiterfassung). Der Begriff der Arbeitszeiterfassung umfasst dabei viele verschiedene Methoden, mit der die gearbeitete Zeit deiner Mitarbeiter*innen dokumentiert wird.

Dabei wird als Minimum den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende erfasst. Die exakte Ermittlung der Arbeitszeiten kann zum einen eine bedeutende Rolle für die Erstellung der Entgeltabrechnungen und zum anderen für die korrekte Rechnungsstellung an deine Kund*innen einnehmen, wenn in deinem Unternehmen projektbezogen gearbeitet wird. Weiterhin gilt es, zahlreiche rechtliche Vorschriften zum Schutz deiner Arbeitnehmer*innen einzuhalten und diese auch entsprechend zu dokumentieren.

Klingt erst einmal so, als wäre das Thema Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung für Unternehmen ein ziemlich komplexes Thema. Das muss es aber nicht sein. Denn bei der korrekten Arbeitszeitermittlung, der Dokumentation von Pausen sowie der Planung von Urlauben, Abwesenheiten oder Schichten kann dich eine Zeiterfassungssoftware, wie ZEP

unterstützen.

In diesem Beitrag erfährst du, wieso du ein Zeiterfassungstool in deinem Unternehmen implementieren solltest und welche Funktionen dieses mitbringen sollte. Außerdem haben wir die aus unserer Community die sieben besten Time-Management-Systeme mit ihren Funktionen und Kosten für dich zusammengestellt.

Los geht’s, die Zeit läuft!

Darum lohnt sich eine Software zur Zeiterfassung

Warum solltest du nun Geld in ein Tool zur Zeiterfassung investieren, wenn es auch kostenlose Zeiterfassungstools gibt? Die korrekte Erfassung und Dokumentation von Arbeitszeiten ist nicht nur arbeitsrechtlich vorgeschrieben, sondern auch ein großer Pluspunkt für deine Personal- und Kundenauftragsverwaltung. Mit einer Software zur Zeiterfassung loggen sich deine Mitarbeiter*innen zum Arbeitsbeginn ein, registrieren online ihre Frühstücks- oder Mittagspausen und stempeln sich zum Arbeitsende wieder aus.

Solch ein Zeiterfassungstool ist also eine modernere Variante der Stempeluhr oder der Stundenzettel, die es früher in vielen Unternehmen gab. Exemplarisch für eine solche Software findest du in ZEP

. So hast du direkt nach Dienstschluss die korrekten Anwesenheitszeiten des Tages für deine Personalverwaltung aufbereitet, ohne die Daten händisch eingeben oder Pausen korrigieren zu müssen. Der digitale Nachweis über die geleisteten Stunden kannst du beispielsweise als Bestandteil eines Mitarbeitergesprächs nutzen.

Du kannst einen Soll-Ist-Vergleich der Stunden sowie entsprechende Rückschlüsse auf die Produktivität deiner Mitarbeiter*innen ziehen, wenn du dies möchtest. Diese Erkenntnisse kannst du auch zum Anlass nehmen, Prozesse und verwendete Ressourcen zu überarbeiten.

Wenn bei der Arbeit deiner Mitarbeiter*innen Überstunden anfallen sollten, kannst du diese direkt aus der Zeiterfassungssoftware in deine Lohnbuchhaltung übernehmen. Ebenfalls können die Nutzer*innen in vielen Tools direkt ihren Urlaubsantrag und den Überstundenausgleich zur Genehmigung einreichen.

Dabei entfallen die Schritte, dass die Anträge papierhaft ausgefüllt, eingereicht, abgezeichnet und schließlich online eingetragen werden. Mit einem einfachen Klick kannst du die Anträge genehmigen oder ablehnen und deine Mitarbeiter*innen werden direkt darüber informiert.

Wenn du Dienstleistungen für Kund*innen erbringst und diese auf Stundenbasis abrechnest, erfüllt die Dokumentation deiner Arbeitszeiten noch einen zusätzlichen Faktor: Die geleistete Arbeit soll korrekt in Rechnung gestellt und von deinen Kund*innen bezahlt werden. Viele Zeiterfassungssoftware z.B. ZEP

, oder Crewmeister bieten dir die Möglichkeit, neben der reinen Arbeitsdauer an einem Projekt auch die Art der geleisteten Arbeit zu dokumentieren. So kannst du unter anderem deine Arbeitszeiten für Recherche, Umsetzung und Nachbereitung sauber splitten.

Dadurch wird der Wert deiner einzelnen Leistungen sowohl für deine Arbeitnehmer*innen als auch für deine Dienstleistungsnehmer*innen deutlich. Häufig können die kunden- und projektbezogenen Arbeitszeiten direkt in ein Buchhaltungssystem übertragen werden, wodurch du wiederum mehr Zeit für die wichtigen Dinge hast.

Außerdem ist eine Software für die mobile Arbeitszeiterfassung bei der Kundenarbeit vor Ort praktisch. Diese kannst du dann über eine App starten, sobald du mit der Erbringung deiner Dienstleistungen bei deinen Kund*innen beginnst und beendest sie durch eine erneute Betätigung der App.

Wichtige Funktionen von Zeiterfassungssoftwares

Eine moderne Software zur Zeiterfassung kann dir einen großen Umfang an Funktionen und Schnittstellen bieten. Folgende Funktionen erhältst du in verschiedenen Zeiterfassungstools:

• Arbeitszeit- und Pausenerfassung
• Planung von Urlauben und anderen Abwesenheiten
• Planung von Schichtarbeit und Dienstpläne
• Schnittstelle zu Lohnbuchhaltungssystemen
• Projektzeiterfassung
• Schnittstelle zu Rechnungssystemen für eine korrekte Rechnungsstellung
• Mobiler App-Zugang
• Elektronische Zutrittskontrolle

In welchem Umfang du deine Zeiterfassungssoftware nutzen möchtest, ist dir ganz allein überlassen. Sinnvoll ist es allerdings, die Arbeitszeiten, Projektzeiten und Pausen zu erfassen, Urlaubsanträge digital zu verwalten und bei Projektarbeiten die entsprechenden Stunden direkt in deinem System zu erfassen.

Die entsprechenden Schnittstellen für die Entgeltabrechnung und die Kundenverwaltung nehmen dir ebenfalls zusätzliche Arbeitsschritte ab. Am besten machst du zu Beginn deiner Suche nach der passenden Software eine Bestandsaufnahme, welche Funktionen dir wichtig sind und daher unbedingt im Zeiterfassungstool enthalten sein müssen.

Diese 7 Zeiterfassungssoftwares unterstützen dich bei deiner Arbeit

Du bist von den Vorteilen eines Zeiterfassungstools überzeugt und brennst nun darauf zu wissen, welche Lösungen es gibt? Wir haben auf OMR Reviews die sieben besten Zeiterfassungssysteme für dich herausgesucht:

Achtung: Dieses Ranking beruht auf dem Stand vom 20.03.2025.

Fehlt ein Tool in unserer Liste, das du gerne sehen würdest? Lass es uns wissen! Wir als Redaktion freuen uns über deine Vorschläge und prüfen, ob wir das Tool bei einem Update ergänzen können, um das Ranking noch besser zu machen.

1. Clockin

Ein weiteres Time-Management-System ist Clockin

, das sich per PC, Tablet oder Smartphone bedienen lässt. Deine Arbeit kannst du projektbezogen erfassen und um Checklisten, Notizen und Skizzen digital ergänzen. Dabei kannst du für jedes Projekt eine digitale Projektakte erstellen, die du für deine Kund*innen auf Wunsch per Klick exportieren kannst. clockin verfügt zudem über verschiedene Schnittstellen, über die du die entsprechenden Rechnungen für deine Kundenaufträge erstellen kannst.

Clockin Kosten

Die Kosten für Clockin sind von der Anzahl deiner Mitarbeiter*innen abhängig. Wie hoch die Gebühren für deine Unternehmensgröße ausfallen, kannst du direkt auf der Unternehmenswebsite einsehen. Zudem schwanken die möglichen Nutzungsgebühren nach ihrer Laufzeit.

Clockin bietet dir die Laufzeiten von 1 Monat, 12 Monaten oder 24 Monaten an:

• 7 - 10 Mitarbeitende: 6,05 € – 7,73 € pro Monat und Mitarbeiter*in
• 16 - 20 Mitarbeitende: 4,79 € – 6,47 € pro Monat und Mitarbeiter*in
• 21 - 30 Mitarbeitende: 4,03 € – 5,71 € pro Monat und Mitarbeiter*in
• 50 + Mitarbeitende: Wenn die Anzahl der Mitarbeiter*innen über 50 hinausgeht, kannst du die Preise individuell anfragen

Clockin bietet zudem eine 14-tägige kostenlose Testversion.

Weitere Infos zu den Preisen von Clockin und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Clockin Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht zu den Clockin-Alternativen. Dort kannst du dich anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für dich passende Software zur Zeiterfassung entscheiden.

2. Clockodo

Clockodo

ist eine cloudbasierte Zeiterfassungssoftware. Mit ihr erfassen Unternehmen jeder Größe seit 2011 Arbeits- und Projektzeiten einfach und zuverlässig. Die Stoppuhr am PC oder Mac sowie mobil auf dem Smartphone und Tablet erfasst die Arbeitszeit und kann optional Kund*innen, Projekten und Leistungen zugeordnet werden. Das Management für Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit und Überstundenabbau ergänzt die rechtskonformen Stundenkonten mit Soll-Stunden und Pausenvorschriften. Die Projektzeiterfassung sorgt durch Budgets, Stundensätze, Pauschalen und flexible Berichte für ein übersichtliches Zeit- und Ressourcenmanagement.

Clockodo Kosten

Die Kosten für Clockodo hängen von der gewählten Tarifstufe ab. Die Preise gelten pro Nutzer*in und pro Monat.

Clockodo bietet folgende Pakete an:

• Freelancer: Kostenlos, 1 User – für Solo-Selbstständige mit Basis-Zeiterfassung.
• Basic: 5,00 € pro Monat und Nutzer*in - mit Arbeitszeiterfassung, Mobile Apps und Support.
• Pro: 9,00 € pro Monat und Nutzer*in - zusätzlich Kunden- & Projektverwaltung, Berichte und Rechnungen.
• Enterprise: 12,00 € pro Monat und Nutzer*in - erweitert Pro um SSO, Premium-Support und Backups.

Auch Clockodo bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion.

Weitere Infos zu den Preisen von Clockodo und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Clockodo Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht zu den Clockodo-Alternativen. Dort kannst du dich anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für dich passende Software zur Zeiterfassung entscheiden.

3. awork

awork ist ein Work-Management-Tool für Agenturen und Dienstleister, das Projektmanagement, Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Kollaboration mit Externen ermöglicht. Der Fokus liegt auf einer effizienten Planung. Das Tool ist DSGVO-konform, wird in Hamburg entwickelt und auf ISO 27001-zertifizierten Microsoft-Servern in Deutschland gehostet. Über 4.000 Teams unterschiedlicher Größe nutzen awork für ihre Zusammenarbeit, darunter thjnk, fischerAppelt und Ströer.

awork Kosten

Die Kosten für awork variieren je nach Tarifstufe und werden pro Monat und Nutzer*in berechnet.

• Basic: 8 € - für Mini-Teams (1–5 User) mit unbegrenzten Projekten, Zeiterfassung, persönlichem Planer, mobilen & Desktop-Apps, 1 Projekt-/Aufgabenvorlage und Chat-/E-Mail-Support.
• Standard: 15 € - für kleine Teams (2–20 User) mit allen Basic-Funktionen plus Workload-Übersicht, Team-Struktur, 3 eigene Felder, 6 Projekt-/Aufgabenvorlagen, Abwesenheiten und erweitertem Rechtemanagement.
• Professional: 19 € - für professionelle Projekte (5–100 User) mit eigener Subdomain, Zeiterfassungs-Einstellungen, umfassenden Auswertungen, privaten Projekten, unbegrenzten eigenen Feldern und Automatisierungen sowie Telefon-Support.
• Enterprise: 24 € - für große Organisationen (20–200 User) mit allen Professional-Funktionen plus SSO & SCIM-Integration, Projekt-Wiederherstellung, Medium SLAs, Premium-Support und Rechnungszahlung.
• Enterprise+: Individuelle Preise - für Unternehmen mit über 100 Usern, inklusive Premium SLAs, Datenmigration, Customer Success Betreuung und halbjährlichen Check-ins.

awork bietet zudem eine kostenlose Testversion an.

Weitere Infos zu den Preisen von awork und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

awork Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht zu den awork-Alternativen. Dort kannst du dich anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für dich passende Software zur Zeiterfassung entscheiden.

4. gastromatic

gastromatic ist eine cloudbasierte Software für Personalverwaltung, Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung. Mit gastromatic digitalisieren Unternehmen ihre Prozesse und befreien sich vom alltäglichen Planungs- und Verwaltungsstress. Kurzum: gastromatic ist ein neues digitales Zuhause für das Personalmanagement.

So profitieren Unternehmen von der Funktionsvielfalt von gastromatic: Durch automatisierte Prozesse im Personalmanagement und die nahtlose Integration der Mitarbeitenden via App werden Kosten optimiert und eine Schnittstelle zum Team geschaffen. Das ist ein Win-Win auf allen Ebenen: Die Wirtschaftlichkeit wird optimiert, Unternehmen gewinnen Zeit bei der Planung und die Mitarbeiterzentrierung sorgt für ein zufriedenes Team und schafft eine attraktive Arbeitgebermarke.

gastromatic Kosten

Die Kosten für gastromatic richten sich nach dem gewählten Tarif und werden pro Mitarbeiter*in berechnet.

• Core: 7 € - für Dienstplanung und Arbeitszeiterfassung, inklusive Mitarbeiter-App, digitaler Personalakte, Abwesenheitsmanagement und Lohnschnittstellen. Zusätzlich automatische Stempelzeitenkorrekturen und Berechnung von Sonderzahlungen.
• Plus: 10 € - enthält alle Core-Funktionen sowie automatisierte eAU-Abfragen, Sofortmeldungen, Dokumentenverwaltung und Dokumentenanfragen in der App.
• Pro: 28 € - umfasst alle Plus-Funktionen sowie einen persönlichen Ansprechpartner, Lohnabrechnung ohne Extrakosten, Kommunikation mit Ämtern und Behörden sowie An- und Abmeldungen von Mitarbeitenden.

Weitere Infos zu den Preisen von gastromatic und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

gastromatic Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht zu den gastromatic-Alternativen. Dort kannst du dich anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für dich passende Software zur Zeiterfassung entscheiden.

5. HR WORKS

HR WORKS  ist eine HR-Software, die eigenen Angaben zufolge Personaler*innen und Mitarbeiter*innen von Stress, unnötiger Arbeit und ineffizienten Workflows befreit. Funktionen, die das Tool bietet, sind u.a. Personalverwaltung, Reisemanagement und Zeitwirtschaft. Im Moment sollen über 3000 Unternehmen auf HR WORKS vertrauen.

HR WORKS Kosten

Die Kosten für HR WORKS starten ab 9,90 € pro Monat und Nutzer*in und gelten für mindestens 20 User. Zusätzlich zur Lizenzgebühr können monatliche Kosten für die Grundgebühr anfallen, die sich nach der Anzahl der Nutzer*innen richtet. Zudem können einmalige Kosten für die Einrichtung und Schulung der Mitarbeitenden hinzukommen. Im Preis enthalten sind Funktionen wie Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, eine An- und Abwesenheitsübersicht sowie ein Urlaubsplaner.

Weitere Infos zu den Preisen von HR WORKS und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

HR WORKS Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht zu den HR WORKS-Alternativen. Dort kannst du dich anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für dich passende Software zur Zeiterfassung entscheiden.

6. Crewmeister

Mit dem Zeiterfassungstool Crewmeister

kannst du die Arbeitszeiten, Urlaubstage und Abwesenheiten deiner Mitarbeiter*innen digital verwalten und bei Bedarf entsprechende Dienstpläne erstellen. Die Zeiterfassung funktioniert sowohl über deinen Computer, per App auf deinem Smartphone oder an einem fest installierten Terminal. Du hast die Möglichkeit, beim Stempelvorgang die entsprechenden GPS-Daten zu erfassen, sodass du die getätigte Arbeitszeit den entsprechenden Projekten und Kund*innen zuweisen kannst.

Überstunden werden automatisch erkannt und ausgewiesen und die von dir festgelegten Pausen automatisch abgezogen. Neben einer optionalen DATEV-Schnittstelle kannst du deine Daten in Excel exportieren, den Crew-Chat sowie die persönliche Beratungshotline nutzen.

Das Modell „Zeiterfassung Plus“ enthält zusätzlich ein PIN-Code-Terminal sowie eine erweiterte Projekterfassung und eine Kolonnenzeiterfassung. Der zusätzlich buchbare Urlaubsplaner vereint die Urlaubsverwaltung inklusive des gesamten Genehmigungsprozesses, Krankheitsverwaltung, Verknüpfung mit dem Schichtplaner und die Dokumentation von Berufsschultagen für deine Auszubildenden.

Das Tool „Schichtplaner“ ermöglicht dir die Erstellung von Schichtplänen für verschiedene Arbeitsplätze, automatische Benachrichtigungen über neu erfasste Schichten und deren Änderungen sowie ein automatischer Abgleich mit dem Zeiterfassungstool und dem Urlaubsplaner. Dabei werden in jedem Bestandteil von Crewmeister die Daten gemäß der Dokumentationsvorschriften des EuGH-Urteils gespeichert. Das Time-Management-System ist innerhalb weniger Minuten einsatzbereit und eignet sich nach Entwickler*innen-Angaben am besten für eine Unternehmensgröße zwischen zwei bis 50 Mitarbeiter*innen.

Crewmeister Kosten

Die Kosten für Crewmeister sind abhängig von der Anzahl deiner Mitarbeiter*innen. Wie hoch die Gebühren für deine Unternehmensgröße ausfallen, kannst du direkt auf der Unternehmenswebsite einsehen. Dort kannst du das Tool neben der Arbeitszeiterfassung noch um Add-ons wie Zeiterfassung Plus, Urlaubsplaner, Schichtplaner und Rechnungsintervall ergänzen.

Die hier aufgelisteten Preise beziehen sich auf die reine Zeiterfassung:

• 1 – 5 Mitarbeitende: 9,99 € pro Monat
• 6 – 10 Mitarbeitende: 17,42 € pro Monat
• 11 – 20 Mitarbeitende: 27,50 € pro Monat
• 21 – 30 Mitarbeitende: 34,83 € pro Monat
• 31 – 50 Mitarbeitende: 53,17 € pro Monat
• 50+ Mitarbeitende: Bei dieser Unternehmensgröße könnt Ihr ein individuelles Angebot anfordern

Crewmeister bietet zudem eine kostenlose Testversion an.

Weitere Infos zu den Preisen von Crewmeister und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Crewmeister Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht zu den Crewmeister-Alternativen. Dort kannst du dich anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für dich passende Zeiterfassungssoftware entscheiden.

7. ZEP

ZEP

ist ein Tool, das speziell für die Bedürfnisse von Dienstleistungsunternehmen wie Ingenieurbüros und Beratungsfirmen konzipiert wurde. Es ermöglicht eine präzise und projektbezogene Erfassung von Arbeitszeiten, was eine transparente und effiziente Abrechnung sowie Projekt- und Ressourcenplanung unterstützt. Im Vergleich zu anderen Zeiterfassungstools liegt der Schwerpunkt von ZEP auf der detaillierten Zuordnung von Arbeitsstunden zu spezifischen Projekten, was die Verwaltung komplexer Projekte vereinfacht und eine genauere Kostenkontrolle und Abrechnung ermöglicht.

ZEP Kosten

Für ZEP gibt es folgende Preisvarianten:

• Clock Arbeitszeiterfassung: ab 1,50 € pro Monat
• Compact Projektzeiterfassung: ab 8 € pro Monat
• Professional All in One: ab 20 € pro Monat

ZEP Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der ZEP-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete HR-Tool mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.

Stempeln, aber modern und digital

Mit einer Lösung zur Zeiterfassung kannst du deine Projektarbeiten und den Einsatz deiner Mitarbeiter*innen verbessern. Dabei ermöglichst du ihnen nicht nur eine bequeme und ortsunabhängige Dokumentation ihrer Arbeitszeiten, sondern gestaltest zudem die Abrechnungs- und Genehmigungsprozesse für deine Personalabteilung deutlich schlanker.

Beziehe deine Mitarbeiter:innen bei der Auswahl des richtigen Zeiterfassungstools mit ein, schließlich müssen sie jeden Tag damit arbeiten und zurechtkommen. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase werdet ihr im Team die vielen Vorteile für euch nutzen und eure Prozesse optimieren können.